Jahres(end)gespräch: Motivierend oder ätzend?

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84 Prozent befragter Mitarbeiter einer Studie des Management Institute SECS, geben an, dass der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern „mangelhaft und dürftig“ sei… Viel geredet, nichts gesagt und noch weniger erreicht – oft ein reines Alibigespräch.

Liebe Führungskräfte, dann sollten wir hierüber sprechen. Fragen Sie sich als Führungskraft schon mal:  Wieso bewegt sich der Mitarbeiterkollege nicht vom Fleck, trotz gesteckter (Jahres-)Ziele? Mal ehrlich, es ist leicht, in unser Schubladenreservoir zu greifen und den Kollegen zu bewerten, abzuwerten. Thema gelöst. Nur fällt uns das Thema nicht immer wieder auf die Füße? Gedanken wie, „…der ist so und so.“, „… die ist generell so gestrickt.“, unsere Unterbewusstseins-Schubladen sind voll von diesen Schnellbewertungs- tools. 


Manche meinen, dass wir die Mitarbeiter besser verstehen, die uns persönlich ähneln. Wer will denn in seinem Team ausschließlich Menschen, die so ticken wie man selber? Ich (als Maß der Dinge) weiß, dass es genau die Kollegen sind, die Erfolg versprechen. Na klar, sonst wäre ich nicht so erfolgreich in die Managementebene aufgestiegen, oder?

Beschäftigen wir uns zum Start mit den Menschen, um die es geht, unsere Mitarbeiter. Zur Gesprächsvorbereitung erstellen wir eine strukturierte Fragenliste und arbeiten diese durch.

Schritt 1: Vor dem Jahresgespräch, nehmen wir uns Zeit für jeden Mitarbeiter und reflektieren schriftlich:

  • Wer ist diese/r Kollegin/ge?  (Welcher Charakter/Typ hat dieser Mensch – bitte pos. Eigenschaften)

  • Was macht sie/er aus? Was sind ihre/seine Stärken? 

  • Was hat sie/er in diesem Jahr gut gemacht? (Bewusstmachung des großen Jahresbildes)

  • In welcher Situation befindet sich die/der Kollegin/ge? (Trennung, Krankheit,… ) 

  • Was braucht eventuell der/die Mitarbeiter/in von mir? 

  • Was können wir als Unterstützung anbieten?

  • .. vielleicht fallen uns noch mehr Punkte ein?

In schriftlicher Form entwickelt sich ein klares Bild von den Kollegen. Darüberhinaus entwickeln wir in uns die Motivation respektvoll an die Gesprächsführung heranzugehen, manche nennen es auch achtsam.

EINSICHT: 

Wir können andere Menschen nicht ändern, nur uns selbst, bzw. unsere Umgangsformen. 

KOMMUNIKATIONSFORM:

„Ich-Botschaften“ senden, d.h. wir äußern unsere persönliche Idee, Meinung, ohne sie zu verallgemeinern: z.B. „Ich weiß nicht, ob ich das richtig verstehe ...“, „Aus meiner Sicht ...“ anstatt „Du–Botschaften“, wie z.B. „ …..du redest immer so unverständlich“, „ Du bist so …“. Somit vermittle ich, dass mir vielleicht ein bestimmtes Verhalten missfällt (Ich-Botschaft) und nicht der ganze Mensch in Misskredit gerät (Du-Botschaft)!

REGEL BEI KRITIK: 

Wir kritisieren nie die Person, sondern ausschließlich das Verhalten.

ZIEL: 

Das Gespräch ist so zu führen, dass das Gegenüber aus sich heraus gewillt ist, sich zu verändern.

„Wer ein WARUM hat, erträgt fast jedes WIE.“      Friedrich Nietzsche

ZIELE werden nach der SMART Regel entwickelt.

S = Spezifisch, d.h. Ziele müssen eindeutig, präzise definiert sein.

M = Messbar, d.h. Ziele müssen messbar sein.

A  = Attraktiv, d.h. Ziele müssen für die Person ansprechend bzw. erstrebenswert sein.

R =  Realistisch, d.h. Das gesteckte Ziel muss möglich und realisierbar sein.

T =  Terminiert, d.h. Das Ziel muss mit einem fixen Datum festgelegt werden können.


Schritt 2: JETZT KANN ES LOSGEHEN – Jahres(end)gespräch

1. EINSTIEG IN DAS GESPRÄCH - VERTRAUEN AUFBAUEN
Zuerst bauen wir Vertrauen zueinander auf, am besten mit der Technik des RAPPORTS. 
RAPPORT- der gute Draht zum Gegenüber: „Rapport“ kommt aus dem Neurolinguistischen Programmieren (NLP), d.h. wir spiegeln einander im Gespräch. Menschen, die sich im Gespräch gut verstehen, passen ihre Haltung, ihren Atem und ihren Rhythmus, ihre Bewegungen, ihren Stimmfall an. Wir nehmen zum Gesprächsbeginn, die Haltung unseres Gegenübers ein. So erzeugen wir Harmonie, Vertrauen und unterstützen die Gesprächsoffenheit.

2. INTERESSE AM MITARBEITER ZEIGEN
A. Wir äußern zum Start positive, wertschätzende Worte an den Kollegen/die Kollegin. (Siehe Antwortliste aus unserer Reflexion.)

B. Wir fragen den Kollegen ernsthaft interessiert, wie sein Eindruck von diesem Jahr ist.  (Wir notieren schriftlich oder memorisieren bewusst, was geäußert wird.) 
Wir stellen Fragen wie:

  • „Wie war ihr Eindruck von …..?”

  • „Was ist ihnen in diesem Jahr gut gelungen?“

  • „Wie denken sie über …“,

  • „Wie schätzen Sie sich selber ein?”

3. ERGEBNISSE BEWUßTMACHEN
A. Gute Ergebnisse bewußt machen
Wir stellen Fragen wie:

  • „Was ist ihnen bisher gut gelungen?“

  • „Was genau haben sie getan, um dieses Ergebnis zu erreichen?“

  • „Weshalb sind sie so vorgegangen?“

    REGEL: Wir äußern LOB, DANK, ANERKENNUNG verbal + nonverbal (siehe Liste aus unserer Reflexion)

B. Schlechte Ergebnisse bewußt machen
REGEL: Wir gehen nicht in die Vergangenheit zurück, sonst verstärken wir das schlechte Gefühl und das Selbstbild. 
Wir stellen folgende Fragen:

  • „Was fehlt noch zu ihrem Ziel?“ (vorausgesetzt, es war tatsächlich SEIN Ziel!)

  • „Welche Ursachen haben aus ihrer Sicht hierzu geführt?“

  • „Was können sie sich vorstellen, anders im kommenden Jahr/Vierteljahr zu machen?“

  • „Was genau streben sie an, anders zu machen?“

  • „(Ab) Wann genau wollen sie dies ändern?“

4. GESPRÄCH ANGENEHM BEENDEN
Wir geben dem Gegenüber im Gespräch ein sicheres Gefühl und kommunizieren unseren Glauben an die Umsetzung.
Wir notieren uns die Vereinbarung mit dem Mitarbeiter. Wir übergeben die Kopie der gemeinsamen Vereinbarung an den Kollegen/ die Kollegin. Nur Schriftliches ist verbindlich!

5. WIR VISUALISIEREN GEMEINSAM DAS ZIELBILD
Gemeinsam stellen wir uns das erfolgreiche und erreichte Ziel vor und erschaffen so ein inneres Zielbild. Wir schaffen Vorfreude und Eigenverantwortung das Ziel zu erreichen.

Wir wünschen Ihnen eine gute Gesprächsführung und -kultur mit nachhaltiger Wirkung!


Quellen:

 
Ina Meurer